ペーパーレス化へのステップ

ペーパーレス化の必要性を感じていても、日々増えていく書類やファイルの束に、「どこから手を付けて、何をどう始めたらいいのかわからない」という人も多いのでは?

そこで、ペーパーレス化を、実現可能なステップに分けて考えてみましょう。

step to a paperless

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「少しずつ紙の使用量を減らしていく」と考える - 「No Paper」ではなく「Less Paper」

「ペーパーレス化」という言葉を聞いて、すべての紙の情報を一気に電子化するとイメージする人も多いと思います。まず、この考え方を忘れましょう。

紙の情報をすべて一気に電子化すべきと考える必要はありません。少しずつ紙の使用量を減らすという気楽な方法で始めてみましょう。しかし、「やっぱり面倒くさい。スキャナの使い方もわからない」と重い腰が上がらない方も多いはずです。

そんなときには、トナーやインクの交換にいくらコストがかかっているかを計算してみてください。意外とバカにできない金額です。つまり、面倒くさがっていると、ペーパーレス化による大きなコスト削減のチャンスを逃してしまうことになります。

少しずつ紙の使用量を減らして、コスト削減も可能になる。こう考えると、やる気が出てくるのでは?「No Paper ではなく Less Paper」を合言葉に、まずは、できることから始めましょう。

簡単にできることから始める

難しく考えることはやめて、できることから始めてみましょう。今すぐにでも始められる「ペーパーレス化へのステップ」として、次のことが挙げられます。

たくさんの新聞や雑誌を購読している会社の場合、この機会に、電子新聞や電子マガジンに切り替えてみる。

ほかにも不必要なダイレクトメールの受け取りをやめるなど簡単に始められることは意外と多いものです。

日々届く請求書や注文書・ビジネスレターなどを常にスキャンする習慣づけをする。

これで、本当にとっておく必要があるのかどうか分からない書類をいつまでも保管する手間がなくなります。重要な書類と不必要な書類の選別をつける習慣づけにもつながります。

  • 紙での給与明細の発行をやめてネット上で確認できるようにする。
  • 出張用の飛行機チケットもe-ticketにする。
  • 支払いも紙ベースではなくネット銀行の利用やクレジットカードで済ます。

これらを実行して、紙を利用する機会自体を少しずつ減らしてみましょう。

そして、何よりも欠かせないことは「従業員からの協力」です。管理職レベルの人間が頑張っても多くの社員がついてこなければ意味がありません。ファックスを送ろうとしている社員がいたら「代わりに電子FAXを送ってみては」と提案するなど小さな声掛けも忘れないようにしましょう。

便利なインターネット上のサービスを活用する

インターネット上には、たとえばFAXの代替サービスなど、ペーパーレス化に便利なたくさんのサービスが存在します。無料のものも多いので、活用できるものは大いに利用するようにしましょう。

「ペーパーレス化」に向けて、今日にでも始められることが意外とたくさんあることに気づいた方も多いのではないでしょうか。難しく考えるのはやめて、少しずつ「Less Paper」を進めていきましょう。

参考
ビジネスモバイル研究会事務局

著者:ビジネスモバイル研究会事務局

インフォテリア株式会社では、シェアNo.1のモバイルコンテンツ管理システム「Handbook」のサービス提供によって得られた法人タブレット導入のノウハウを「ビジネスモバイル研究会」よりご紹介しています。